Un presupuesto familiar para dos: roles en lugar de una hoja de cálculo compartida

En resumen

La mayoría de las parejas empiezan a presupuestar juntas con una hoja de cálculo compartida. Un par de meses después hay filas sobrescritas, el adolescente puede editarlo todo y nadie recuerda quién anotó el cargo de 180 $. Una hoja de cálculo no tiene roles, y averiguar quién escribió qué obliga a bucear en su historial de versiones.

En ExtMoney, el presupuesto del hogar vive en un espacio de trabajo compartido y cada miembro tiene un rol en él. El rol decide quién solo mira, quién registra transacciones y quién puede invitar a gente nueva. A continuación: cómo funcionan los roles, cómo invitar a tu pareja, dónde ver quién gastó qué y qué plan necesitas para ello.

Por qué la hoja de cálculo compartida deja de funcionar

Un cambio borra otro. Dos personas anotan a la vez los gastos del fin de semana y una fila desaparece. Saber qué versión era la correcta exige repasar el historial de cambios, con suerte.

El acceso es todo o nada. Si tu hijo puede ver la hoja, también puede modificarla. «Solo lectura» en una hoja compartida suele significar una segunda copia que se queda atrás respecto a la primera.

Nadie sabe quién anotó qué. «¿Fuiste tú o fui yo?» es difícil de resolver en una hoja de cálculo, porque una fila no tiene un autor visible a simple vista.

Un espacio de trabajo compartido y cuatro roles

Un presupuesto familiar en ExtMoney vive en su propio espacio de trabajo, con sus propias cuentas, categorías, presupuestos, objetivos y pagos recurrentes. Cada miembro se une con uno de cuatro roles, y cada rol puede hacer todo lo que puede el anterior.

• Lector ve todo el espacio de trabajo (cuentas, transacciones, informes, objetivos) y no cambia nada. Encaja bien con un adolescente que debería ver adónde va el dinero de la familia.
• Editor añade y edita transacciones, cuentas, presupuestos, objetivos y pagos recurrentes. Es el rol habitual para la pareja.
• Administrador además puede invitar y eliminar miembros.
• Propietario hay uno por espacio de trabajo. Solo el propietario cambia los roles de los demás miembros y gestiona la facturación del plan, y es el único miembro que no se puede eliminar.

Cómo invitar a tu pareja

En la página Miembros, escribe una dirección de email y elige un rol. La invitación se envía como un email con un enlace. Si la persona ya tiene cuenta, puede aceptar la invitación desde el enlace sin iniciar sesión antes. Si no la tiene, el enlace la lleva al registro, y se une al espacio de trabajo familiar en cuanto confirma su email.

Hasta que se acepta, la invitación queda en «Invitaciones pendientes», donde puedes revocarla. Cuando se elimina a un miembro del espacio de trabajo, sus invitaciones sin usar también se revocan, para que un enlace antiguo no pueda devolverlo.

Lo personal sigue siendo personal

Unirse a un espacio de trabajo familiar no mezcla tu propio dinero con él. Quien invites conserva su propio espacio de trabajo con sus cuentas personales, y el hogar no puede verlo. Cada uno ve su propio espacio de trabajo y aquellos a los que lo invitaron, y cambia entre ellos desde la cabecera.

Para el propietario depende del plan. Con Plus, el propietario tiene un espacio de trabajo, así que si invitas a tu pareja a él, ese espacio pasa a ser el compartido. Con Family tienes hasta tres, de modo que puedes mantener separados el familiar y uno personal.

Quién registró qué

El informe Por miembro muestra los ingresos, gastos, saldo neto y número de transacciones de cada persona y, debajo, un desglose por las cuentas que usó.

Una salvedad para leer bien las cifras. El informe atribuye cada transacción a quien la registró, no a la persona cuya tarjeta se usó. Si Emily anota una compra que hizo Alex, aparece a nombre de Emily. La forma más sencilla de mantener la foto exacta es acordar que cada uno registre sus propios gastos justo después de pagar, por voz o con una foto del recibo. Un lector siempre aparece a cero, porque ese rol no puede registrar transacciones.

Límites y objetivos compartidos

Un presupuesto por categoría pertenece a todo el espacio de trabajo. Cuando Comida o Entretenimiento supera su límite, la aplicación envía una notificación, una vez al mes por presupuesto, para que no te recuerde cada día algo que ya ha pasado. Fija el límite según lo que el hogar gastó de verdad en esa categoría en meses anteriores, no según una cifra ideal, o lo rebasarás en la primera semana.

Los objetivos también son compartidos: unas vacaciones, un fondo de emergencia, un móvil nuevo. Todos los miembros ven el progreso, y cualquiera con permiso de escritura puede aportar a un objetivo.

Qué plan necesitas

• Gratis: un miembro, así que no puedes invitar a una segunda persona, ni siquiera durante la prueba. Es una buena forma de empezar por tu cuenta y ver si la aplicación te encaja, con cinco cuentas y hasta tres presupuestos por categoría con notificaciones.
• Plus, 4,99 $ al mes o 49 $ al año: dos miembros y un espacio de trabajo. Basta para una pareja: roles, cuentas compartidas, límites y objetivos. El informe Por miembro no está incluido en Plus.
• Family, 9,99 $ al mes o 99 $ al año: hasta seis miembros, hasta tres espacios de trabajo y el informe Por miembro.

Cada miembro ocupa una plaza, también los lectores, así que una pareja con un adolescente ya necesita Family: Plus tiene dos plazas.

El propietario de un espacio de trabajo paga su plan, y los demás miembros usan ese plan dentro de ese espacio. En sus propios espacios personales, cada uno conserva su propio plan.

Conviene saber

La aplicación no se conecta a tu banco. Una cuenta compartida en ExtMoney sirve para llevar las cuentas en común; la aplicación no tiene acceso a tus tarjetas bancarias, y las transacciones las registráis vosotros, escribiendo, por voz o con una foto del recibo.

Solo el propietario puede eliminar un espacio de trabajo, y puedes exportar tus datos en cualquier momento.

Cómo empezar

1. Regístrate. Tu espacio de trabajo se crea automáticamente.
2. Elige un plan: Plus si sois dos, Family si sois más o quieres el informe Por miembro.
3. Añade las cuentas compartidas: la tarjeta conjunta, el efectivo, una cuenta de ahorro.
4. En la página Miembros, invita a tu pareja como Editor y a tu adolescente como Lector.
5. Pon límites a las dos o tres categorías donde el dinero desaparece más en silencio.
6. Acordad que cada uno registre sus propios gastos. Dentro de un mes, el informe mostrará adónde va el dinero del hogar y quién lo gasta.

Puedes empezar por tu cuenta y gratis: ExtMoney.